為什麼(me)你企業的流程制度形同虛設？
導讀：在中小企業，大部分的企業已經(jīng)或正在通過(guò)ISO質量管理體系認證，但是從實施上來看，許多企業隻是通過(guò)認證讓企業的“名片”更加有份量一些而已，至于ISO質量體系的落地執行，會(huì)随著(zhe)文件鎖入保險箱而告一段落。
我們不禁要問，為什麼(me)ISO文件在企業難以落地？為什麼(me)企業制定了很多的流程文件，可結果還(hái)是異常頻發(fā)？……
根源在于這(zhè)些流程文件一方面(miàn)強調大而全，比如，ISO就(jiù)試圖把所有的管理動作都(dōu)标準化，這(zhè)樣(yàng)的執行成(chéng)本會(huì)很高且沒(méi)有效益；另一方面(miàn)，ISO強調标準化的同時(shí)，卻忽略了監督和責任機制。朗歐企管多年駐廠咨詢認為，一份流程文件最重要的是能(néng)夠落地，才能(néng)為企業創造效益。在此背景下，形式上小而簡、内容上少而精、精而專的“作業流程卡”應運而生了，本文手把手教大家如何制作“作業流程卡”。
一、什麼(me)是“作業流程卡”
作業流程卡就(jiù)是將(jiāng)企業裡(lǐ)各項流程裡(lǐ)面(miàn)的關鍵節點抽取出來，通過(guò)這(zhè)些關鍵節點的控制保障整體流程的運行。
作業流程卡將(jiāng)大家有限的精力聚焦于标準作業的動作上，使之在約束的環境下，短期實現改變的一種(zhǒng)管理工具。
作業流程卡對(duì)過(guò)程失控的問題點進(jìn)行剖析，進(jìn)而制定标準的操作動作，通過(guò)橫向(xiàng)部門或工序、稽查員及上級的監督，并對(duì)動作的執行情況進(jìn)行定時(shí)跟蹤考核。
二、如何制作作業流程卡？
1、選取流程點（失控點）
評估本部門所管轄的流程、員工活動過(guò)程、産品實現過(guò)程、設備操作動作等失控點。
譬如：倉庫管理中，可以選取發(fā)料動作來作為流程點，采購部門可以選擇采購單據的處理來作為流程點。
需要注意的是：流程點的選取不要大而全的，要選取具體到(dào)點的管理細節來進(jìn)行改善。
2、确定改善動作及頻率
找到(dào)流程點之後(hòu)，對(duì)流程點進(jìn)行動作分解，确定失控的原因，然後(hòu)根據原因逐一設定改善動作；
在設定改善動作時(shí)要注意以下幾點：（1）改善動作要可以操作、檢查；（2）改善動作要有頻次要求、時(shí)間要求；（3）改善結果可以數據量化。
3、明确責任和義務
确定了改善動作和頻率之後(hòu)，就(jiù)要考慮如何保證這(zhè)個改善動作有效執行下去，所以明确相關執行人的責任和義務顯得至關重要；
設置方式：通過(guò)橫向(xiàng)工序或者橫向(xiàng)部門按照一定的頻率進(jìn)行監督和制約，對(duì)于沒(méi)有按照規定執行的，給予一定的處罰；
譬如：倉庫的收發(fā)料作業流程卡，就(jiù)由采購部的采購員進(jìn)行監督，采購部的采購作業流程卡的執行，就(jiù)由PMC部門的物控員進(jìn)行監督。
4、填寫作業流程卡
整張作業流程卡分為三部分：擡頭、主體、會(huì)簽三個部分，具體請見朗歐流程卡模闆所示，在朗歐微信公衆号回複“流程卡”可獲取模闆；
擡頭部分為作業流程卡的基本信息，包括：公司名稱、文件編号、文件版本号、編制部門、編制人、審核人、核準人等基本信息；
主體部分是作業流程卡的基礎，包含流程點（控制項目）、操作流程、控制點設計（即标準、制約、責任）、使用表單等幾個核心信息；其中流程點、控制點設計（标準、制約、責任）是不可或缺的，其他項目可以根據作業流程卡具體規範的對(duì)象而靈活調整。
會(huì)簽部分：為經(jīng)過(guò)相關責任部門評審确認之後(hòu)，所有參與評審人員對(duì)評審結果的确認。
流程卡樣(yàng)式
控制點設計（标準、制約、責任）：每份作業流程卡當中必須有三個要素，分别是标準、制約和責任。這(zhè)三個要素缺一不可。
标準：針對(duì)梳理出的流程點，制訂責任部門/崗位所需要矯正或統一的動作描述（動作需有時(shí)間節點、采用量詞或動作語言），不得使用形容詞（如：大概、差不多、應該、加強、努力）即，每一條标準當中要規定“誰？什麼(me)時(shí)間？做什麼(me)具體動作？”，我把這(zhè)個稱之為“小三要素”。
譬如：
制約：所定的标準由誰來監督執行，應包括三級檢查（上級、橫向(xiàng)部門、稽查部），視情況規定檢查頻次與記錄方式，以橫向(xiàng)部門為主，上級、稽查為輔。
譬如：
責任：經(jīng)過(guò)檢查、發(fā)現員工行為與标準要求不相符所帶來的責任（可以概括性責任條款，如：違反标準者樂捐2元/次），樂捐金額1～2元，但特别條款必須另外注明。
譬如：
5、組織評審和研讨
作業流程卡填寫好(hǎo)之後(hòu)的1-2個工作日之内，必須召集相關責任部門負責人進(jìn)行流程點改善動作評審，現場确認改善動作的有效性；
注意：在研讨階段，合理性大于權威性，執行階段，權威性大于合理性，一旦評審确認OK，任何人都(dōu)必須無條件配合執行，不得以任何理由和借口推脫、拒絕；
中間有争議，但不能(néng)妥協的标準項，可以采用試運行的方式進(jìn)行，待運行一段時(shí)間之後(hòu)再修正調整。
6、确認會(huì)簽發(fā)行
完成(chéng)評審動作後(hòu)，最遲一個工作日之内將(jiāng)确認好(hǎo)的作業流程卡分發(fā)到(dào)相關的部門責任人會(huì)簽，确認會(huì)議按照會(huì)議管理制度執行，并知會(huì)稽查部派人參加。
完成(chéng)會(huì)簽後(hòu)，將(jiāng)流程卡經(jīng)總經(jīng)理核準後(hòu)發(fā)行生效，編制部門將(jiāng)已經(jīng)審核好(hǎo)的動作流程卡複印分發(fā)給相關聯部門和稽查部。
7、流程文件試運行
當會(huì)簽後(hòu)，通常要對(duì)文件做一個月至三個月的試運行，每一份流程文件不可能(néng)一次就(jiù)寫到(dào)完美，都(dōu)是在不斷執行的過(guò)程當中去逐步完善的，可以為A0版、A1版、A2版……..，試運行可以為流程執行後(hòu)進(jìn)行糾錯留有一定的空間。特别是一些事(shì)關員工經(jīng)濟利益的一些流程規定，可以為流程的及時(shí)修訂留有餘地，但是試運行要有一個确定的時(shí)間段，如一個月或三個月，試運行周期一般都(dōu)設定在三個月以内。
結語
流程文件不在于大而全，而在于能(néng)否有效執行，能(néng)否對(duì)員工的操作動作起(qǐ)到(dào)規範作用，朗歐作業流程卡就(jiù)是將(jiāng)程序文件當中具體的操作動作列出來，卡住的是一個一個具體的動作，同時(shí)解決怎麼(me)做？怎麼(me)檢查？怎麼(me)獎罰？這(zhè)三個問題。有明确的責任人、檢查人、執行時(shí)間，這(zhè)樣(yàng)才能(néng)保障流程的有效執行。關注朗歐企管微信公衆号，回複關鍵詞“流程卡”獲取本文流程卡範本。
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