提升執行力的具體動作—稽查推行六步曲
當我們有了將(jiāng)執行力進(jìn)行量化的管理思想，并且明确通過(guò)稽查來提升我們的執行力以後(hòu)，緊接著(zhe)就(jiù)是如何推行提升執行力的具體動作了，從思想到(dào)方法，從方法到(dào)工具，形成(chéng)一套操作性極強的管理機制。下面(miàn)我們就(jiù)如何推行稽查的具體動作與大家進(jìn)行分享：
第一步：在稽查之前，首先要确定稽查依據（也就(jiù)是流程梳理，流程卡的制定）
稽查并不是憑空去查，我們朗歐企管實實在在經(jīng)曆了很多企業的管理變革，我們認為，如果稽查沒(méi)有流程依據，最終也會(huì)變成(chéng)針對(duì)人的管理活動，也會(huì)變成(chéng)憑感覺去做。
因此，流程梳理、流程卡的制定變得尤為重要。
朗歐企管進(jìn)駐企業後(hòu)，除了前期的調研，我們還(hái)會(huì)針對(duì)企業具體做一些流程節點的設置，通過(guò)流程卡這(zhè)個工具，卡具體的時(shí)間節點、具體動作。
流程卡跟ISO流程文件的不同點在于，流程卡有三要素：标準、制約、責任。标準：指的是動作标準、操作标準，就(jiù)是怎麼(me)做；制約：指的是要有監督、檢查的主體；責任：指的是沒(méi)有按标準做要承擔什麼(me)樣(yàng)的責任。這(zhè)三個要素缺一不可。
每個流程卡的标準當中要有明确的責任人、完成(chéng)時(shí)間、明确的動作，我把這(zhè)個稱之為小三要素：誰？什麼(me)時(shí)間？做什麼(me)動作？
關于流程卡如何制定的話題在往期的節目中已經(jīng)做了詳細講授，在本期就(jiù)不做贅述了。
第二步：成(chéng)立稽查中心/稽查部，招聘專職的稽查員
根據企業的規模不同，至少招聘兩(liǎng)名稽查員，稽查員比例為企業總人數的1%，當然有些不同的行業些許會(huì)有些變化。
這(zhè)個時(shí)候，很多的老闆、高管都(dōu)會(huì)算一筆帳，我們成(chéng)立稽查中心，招了幾名稽查人員，這(zhè)幾名稽查員還(hái)需要支付工資，這(zhè)無疑增加了企業的成(chéng)本，而且這(zhè)幾個人還(hái)沒(méi)有直接為生産制造提供操作性的服務，而是全職地來進(jìn)行檢查工作，劃算嗎？很多老闆、高管會(huì)在這(zhè)個問題上打一個大大的問号。
劃不劃算？合不合理呢？下面(miàn)我想通過(guò)我們熟悉的龍舟比賽來看看這(zhè)個問題，因為我覺得有很多的相似之處。
我們都(dōu)知道(dào)每年全國(guó)各地都(dōu)會(huì)有劃龍舟比賽，我在廣州，每年的端午節就(jiù)會(huì)看到(dào)廣州很多地方會(huì)組織劃龍舟這(zhè)項運動。我們可以看到(dào)龍舟上有很多的人在劃船，而船頭有一名鼓手，船尾有一名舵手。從表面(miàn)上看這(zhè)名鼓手和舵手并沒(méi)有拿著(zhe)漿在劃著(zhe)龍舟，而這(zhè)兩(liǎng)個人本身又有一定的重量，會(huì)成(chéng)為此條龍舟上的“負擔”，但可以去掉這(zhè)兩(liǎng)個人嗎？答案是否定的，因為我們深知鼓手和舵手的重要性。
這(zhè)個情景又何嘗不如同很多企業家的思考呢？那個拿著(zhe)漿在拼命劃船的人就(jiù)相當于我們企業裡(lǐ)很多的生産及為生産服務的相關人員，而這(zhè)名鼓手和舵手相當于職能(néng)部門人員包括稽查員。我想我們的企業家們肯定不會(huì)給這(zhè)名鼓手和舵手一人給一支漿讓他們也去劃船。但在實際的企業管理中我們卻會(huì)經(jīng)常在這(zhè)些方面(miàn)判斷失誤。
在這(zhè)裡(lǐ)可以將(jiāng)這(zhè)兩(liǎng)名鼓手和舵手看成(chéng)稽查員，稽查員的作用就(jiù)是通過(guò)抓執行來保證企業流程制度運作從而保證組織效率的提升。
稽查部的成(chéng)立相當于是古代的欽差制度，相當于現在十八大以來中央設立的巡視組。
那麼(me)究竟稽查中心成(chéng)立後(hòu)應當放在組織架構中的什麼(me)位置呢？
在組織架構上，稽查員是直接對(duì)總經(jīng)理負責的，也就(jiù)是行政權力上稽查員是直接歸總經(jīng)理管理。就(jiù)像國(guó)家的巡視組直接歸中央直接管理，不歸地方管理。
在這(zhè)裡(lǐ)需要強調的是，稽查員直接對(duì)總經(jīng)理負責，并不意味著(zhe)稽查員有行政管理權，稽查員具備的不是行政管理權而是知情權。就(jiù)跟我們現實生活當中的記者一樣(yàng)，記者擁有的是知情權。所以，稽查部、稽查員在組織架構上雖然放在總經(jīng)理下面(miàn)，但并不意味著(zhe)他對(duì)所有人行使行政管理權，而是有知情權，即有權力去檢查每個人的工作完成(chéng)情況。
稽查部的設立，招聘稽查員，是解決老闆精力不夠，沒(méi)有時(shí)間事(shì)事(shì)親臨現場的最好(hǎo)方法。通過(guò)稽查員企業高層可以第一時(shí)間了解一線情況，第一時(shí)間對(duì)各項流程的執行情況進(jìn)行了解。稽查員充當了老闆的眼睛和耳朵。這(zhè)樣(yàng)有助于老闆了解企業内部許多具體繁雜的事(shì)物，為企業高層做出準确的判斷和決策提供有效的依據。每天檢查，長(cháng)此以往，企業裡(lǐ)會(huì)形成(chéng)都(dōu)以事(shì)情為導向(xiàng)，就(jiù)事(shì)論人的企業文化。
第三步：對(duì)稽查人員進(jìn)行培訓
1. 自身習慣的培訓
稽查部/稽查中心是一個新成(chéng)立的部門，稽查員做為一個新的崗位，在企業屬于“新生事(shì)物”，對(duì)于招聘的稽查員的要求來講，首先要做到(dào)的是剛正不阿，敢講真話，要有很強的原則性，其次才是其專業性。稽查員的來源主要以企業内聘為主，從原來的一線管理崗位選取，甚至可以將(jiāng)級别下放到(dào)一線優秀員工當中去選取。那麼(me)這(zhè)幾名稽查員到(dào)崗以後(hòu)，首先要做的就(jiù)是對(duì)這(zhè)幾名稽查員進(jìn)行進(jìn)行培訓，因為這(zhè)些稽查員基本上都(dōu)來自于企業，身上本身也有之前的一些不好(hǎo)的工作習性。朗歐老師進(jìn)駐以後(hòu)通常會(huì)采取跟老師一個辦公室辦公或者前期進(jìn)行一個月的軍訓，通過(guò)簡單的軍訓來培養這(zhè)幾名稽查員本身的服從性、原則性。
2. 稽查流程，稽查方法的培訓
將(jiāng)稽查流程進(jìn)行統一的培訓，稽查是提升執行力的部門，主要任務是檢查其它所有部門的流程執行情況，因此，自身的運作流程尤為關鍵，隻有自身的流程完善了，才能(néng)“己正正人”。除此之外，還(hái)要對(duì)稽查員進(jìn)行一些稽查方法的培訓。
3. 稽查的四項原則：
原則1：不查清原因不放過(guò)（找到(dào)問題的真正原因，用事(shì)實說(shuō)話）；
原則2：不分清責任不放過(guò)（責任細化到(dào)個人，一對(duì)一糾責）；
原則3：不采取措施不放過(guò)（追蹤改善措施必須到(dào)位）；
原則4：不嚴肅處理不放過(guò)（將(jiāng)處理結果落實到(dào)位）。
第四步：稽查工作開(kāi)始前的準備
1、稽查相對(duì)應的流程制度：稽查的對(duì)象是公司的流程制度等相關文件，當然也包括會(huì)議決議、任務書内容、上司下達的任務等。所有形成(chéng)稽查任務的文件必須有明确的責任人、明确的動作、明确的完成(chéng)時(shí)間、明确的責任承擔，隻有這(zhè)樣(yàng)，稽查員才能(néng)依“法”行事(shì)。
2、相關表單：包括《稽查任務書》、《稽查日工作記錄表》、《稽查獎懲單》、《整改通知書》、《稽查戰報》等，檢查完後(hòu)即做好(hǎo)相關記錄。
3、取證設備：稽查員應當攜帶相機等記錄設備，根據不同的稽查對(duì)象可以攜帶不同的工具，總之我們稽查時(shí)一定需要形成(chéng)記錄，就(jiù)像公安執法過(guò)程需要記錄儀一樣(yàng)，記錄相關證據，為呈現事(shì)實找到(dào)事(shì)實依據。
第五步：開(kāi)展稽查工作及注意點
有了前面(miàn)的四步完成(chéng)以後(hòu)，接下來就(jiù)是運用前面(miàn)所有的工具去到(dào)現場進(jìn)行檢查，在檢查的過(guò)程中要注意以下幾點：
1.發(fā)現事(shì)實為基礎
稽查員的首要職責是尊重事(shì)實，執行與否必須是了解到(dào)的真實情況，當出現問題時(shí)，也必須得如實反映。不能(néng)用經(jīng)驗來做判斷，用道(dào)德和價值來做評價，一切的檢查都(dōu)是單純的檢查，以發(fā)現事(shì)實來進(jìn)行。
2. 現場取證是關鍵
稽查員在稽查的過(guò)程當中，一定要去到(dào)現場進(jìn)行稽查，不能(néng)坐在辦公室“道(dào)聽途說(shuō)”進(jìn)行稽查。檢查過(guò)程中要如實地做好(hǎo)相關取證工作，例如：員工沒(méi)有按操作動作進(jìn)行操作，可以進(jìn)行現場錄像，如果管理人員沒(méi)有按照要求填寫報表，可以進(jìn)行拍照取證等等。
3. 實時(shí)記錄是核心
每次稽查完以後(hòu)，都(dōu)需要將(jiāng)稽查記錄如實地填寫在《稽查日工作記錄表》上，而且每周要進(jìn)行彙總，企業管理軟件系統裡(lǐ)面(miàn)支持的，要及時(shí)將(jiāng)稽查結果錄入軟件系統，形成(chéng)組織記憶。俗話“好(hǎo)記性比不上爛筆頭”，在企業裡(lǐ)做管理也是一樣(yàng)，所有的記錄都(dōu)是回歸事(shì)實，情景再現的最好(hǎo)工具，沒(méi)有記錄，就(jiù)隻能(néng)憑記憶和經(jīng)驗，就(jiù)不利用做出正确的決策和判斷。
第六步：稽查結果的運用
當稽查出每份文件，每個人的執行率數據以後(hòu)，如果沒(méi)有運用這(zhè)些數據做好(hǎo)管理，那麼(me)前面(miàn)的所有工作所得到(dào)的效果就(jiù)會(huì)大打折扣，所以運用好(hǎo)這(zhè)些稽查結果尤為重要，怎麼(me)運用呢？
1. 分類統計
當稽查出每份流程文件、會(huì)議決議的執行率以後(hòu)，可以依據責任主體進(jìn)行分類，如PMC部門下面(miàn)有五份文件，那麼(me)這(zhè)五份文件分别是PMC部門下面(miàn)各個崗位的人員在負責執行，隻要是這(zhè)些崗位沒(méi)有做好(hǎo)，最後(hòu)都(dōu)可以統計形成(chéng)為PMC部門的執行率，生産部、技術部、人事(shì)部都(dōu)是如此。各個部門内部亦可以按責任個人進(jìn)行分類，可以統計出每個人的執行率，以便于部門内部進(jìn)行責任的追究和劃分。
2. 及時(shí)公布
將(jiāng)分類統計的結果可以制作成(chéng)簡報，可以制作成(chéng)《稽查戰報》。
稽查戰報為每周一次，將(jiāng)各個部門的執行率進(jìn)行公布。及時(shí)公布就(jiù)是讓所有人的目光都(dōu)聚焦到(dào)事(shì)情上來。我們可以制作稽查宣傳專欄，每周在稽查宣傳專欄上進(jìn)行《稽查戰報》的公布，亦可以每天制作《稽查簡報》，每天將(jiāng)稽查員在企業裡(lǐ)面(miàn)發(fā)現的好(hǎo)的和不好(hǎo)的都(dōu)在宣傳欄裡(lǐ)面(miàn)進(jìn)行公布。懂得利用聚焦的力量，是管理的要點，很多人不怕你處罰批評，但怕你到(dào)宣傳欄上進(jìn)行公布，要學(xué)會(huì)用“面(miàn)子”做文章。
3. 實時(shí)評估
稽查出結果以後(hòu)，依據方案、流程、制度、流程卡，有突出表現的，要實時(shí)地進(jìn)行正激勵，做的不好(hǎo)的也要實時(shí)地進(jìn)行負激勵。要實時(shí)地進(jìn)行評估和評價，有獎罰制度的，要實時(shí)地進(jìn)行獎罰，對(duì)員工動作當下的行為進(jìn)行評價。獎罰的總體要求是獎大于罰，以體現稽查是幫助員工改習性的主題思想。實時(shí)評估，讓問題的解決回歸當下，減少妄想心，摒棄經(jīng)驗思維。
好(hǎo)了，以上是稽查管理的具體推行步驟，如果你需要本文中提到(dào)的《稽查任務書》、《整改通知書》、《稽查戰報》等相關附件，請關注朗歐企管官方微信，關注後(hòu)回複“稽查六步曲附件”就(jiù)可以了。
長(cháng)按二維碼添加關注，免費學(xué)習管理課程
www.langouqg.com 廣州市企業管理咨詢公司
